maart 03, 2022
Een debiteur is een klant die een factuur van je heeft gekregen, maar nog niet heeft betaald.
Het zijn je klanten en daar wil je een goede relatie mee. Maar slecht betalende klanten zorgen voor stress en financiële ellende. Strak debiteurenbeheer en een goede debiteurenadministratie leveren jou geld op.
Debiteurenbeheer is alles wat je doet zodat je klanten jou zo snel mogelijk betalen. Voor de cashflow van je bedrijf is het gunstig als de post debiteuren op je balans zo laag mogelijk is in vergelijking met je omzet. Je hebt dan meer geld beschikbaar om je kosten te betalen. Debiteurenbeheer begint al vóór je een overeenkomst aangaat met je klant en eindigt wanneer de factuur betaald is.
Check vooraf de kredietwaardigheid en betaalmoraal van mogelijke klanten. Zijn je klanten vooral ondernemers? Onderzoek via het KVK Handelsregister of er sprake is van een faillissement of surseance van betaling. Dan weet je of je zaken doet met een partij die geen financiële problemen heeft.
Lever je vooral aan consumenten, dan kun je vragen om een ‘Eigen Inzage’ van het Bureau Krediet Registratie (BKR). In het BKR-register staan geen belastingschulden. Het register geeft je wel een indruk van hoe de klant er financieel voor staat en of er mogelijk problemen zijn die kunnen leiden tot het niet betalen van jouw factuur.
Leg afspraken over de betalingstermijn vooraf vast. De betalingstermijn is de periode waarbinnen het totaalbedrag van de factuur betaald moet zijn. Een betalingstermijn van 30 dagen is gangbaar bij bedrijven. De maximale wettelijke betaaltermijn is 60 dagen voor bedrijven en 30 dagen voor de overheid. De betalingstermijn vermeld je in je algemene voorwaarden, in het contract en na levering op je factuur.
Als je klant vooraf betaalt, is je risico bijna nihil. Bij zakelijke klanten zijn er geen spelregels bij vooruitbetaling. Wel kun je bijvoorbeeld een aantrekkelijke korting aanbieden als je klant vooraf betaalt.
Lever je een product aan een consument? Dan mag je klant maximaal 50% vooruitbetalen. Meer is wettelijk niet mogelijk. Een vooruitbetaling of aanbetaling zet je in de koopovereenkomst of algemene voorwaarden. Een uitzondering is een webshop. Kiest je klant voor betaling via iDEAL, dan is volledige aanbetaling wel toegestaan. Vooruitbetaling is niet gebruikelijk als je een dienst levert aan een consument. Lever je naast de dienst ook een product? Dan kun je maximaal 50% aanbetaling van je klant vragen.
Een eigendomsvoorbehoud betekent dat je eigenaar blijft van je geleverde product, totdat de klant heeft betaald. Betaalt je klant niet, dan kun je de producten terughalen. Je vermeldt een eigendomsvoorbehoud in je algemene voorwaarden.
Maak afspraken met je klant over de factuur. Leg een eventuele korting bij snelle betaling vast. Informeer welke eisen je klant stelt aan de factuur. Een e-factuur uit je factureersysteem, een pdf of een papieren factuur? Of maak het je klant makkelijk, zodat hij eenvoudig kan betalen via een digitaal betaalverzoek of iDEAL.
Verstuur je factuur zo snel mogelijk na levering van je product of dienst. Zorg dat je factuur correct is. Je klant kan een factuur met fouten terugsturen of te laat betalen.
De bewaartermijn van je (debiteuren)administratie is 7 jaar. Dit geldt voor je papieren- en digitale administratie. In je debiteurenadministratie houd je alle openstaande facturen van je klanten bij. Je bewaart ook je inkoop- en verkoopfacturen. De Belastingdienst heeft op een rij gezet welke gegevens je nog meer moet bewaren.
Heb jij hulp nodig met jouw debiteurenbeheer? Neem dan gerust contact met ons op.
