maart 03, 2022
Als je vooraf aan je opdracht standaard ook offertes verstuurt, kunnen de facturen voor de klant nooit een verrassing zijn. Want in je offerte heb je tenslotte al afgesproken welke werkzaamheden je gaat doen, wanneer je deze gaat doen en wat het de klant gaat kosten. Hiermee voorkom je discussies achteraf.
Als je klus is afgerond is het dus tijd om je klant een factuur te sturen. Soms factureer je ook vooraf een deel, maak daar vooraf duidelijke afspraken over. Je maakt dan voor de klant eerst een factuur voor de aanbetaling. Later verrekenen je de aanbetaling op de eindfactuur.
Wat zet je in een factuur en hoe zorg je ervoor dat je klant snel betaalt? Jou werkzaamheden zijn verricht dus een vlotte betaling is dan wel zo fijn. Zelf heb je tenslotte ook je kosten gemaakt. De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan facturen. Hier moet je aan voldoen, anders kunnen zowel jij als je klant geen gebruik maken van de btw-aftrek.
Een factuur moet er duidelijk en overzichtelijk uitzien. Je logo en bedrijfsnaam vallen direct op. En in één oogopslag ziet je klant het te betalen bedrag, de betalingstermijn en je bankrekening of de betaallink. Als je in het begin investeert in het format en de opmaak van je factuur, scheelt je dit later veel tijd.
Stuur zo snel mogelijk na afronding van de opdracht een factuur naar je klant. Je opdracht of levering ligt nu nog vers in zijn geheugen. Verstuur je factuur in ieder geval vóór de 15e van de maand volgend op de maand waarin je je product of dienst leverde. Dit heet de uitreikingsdatum en deze is bepaald door de Belastingdienst.
Vermeld duidelijk hoe snel de factuur betaald moet worden. Dit doe je vooraf in je offerte en algemene voorwaarden. Betaling kan vooraf, direct bij aflevering of met een betalingstermijn. Vermeld deze betalingstermijn duidelijk in je factuur.
Er zijn ondernemers die klanten korting aanbieden als ze de factuur direct betalen.
Bij voorkeur verstuur je een per mail (pdf). Dat scheelt papier, portokosten en werk. De klant kan de factuur dan eenvoudig opslaan en zijn of haar administratie.
Facturen en bonnetjes mag je scannen en digitaal bewaren. De bewaartermijn is 7 jaar. Voor onroerende goederen geldt een termijn van 10 jaar. De Belastingdienst vindt het belangrijk dat je binnen een redelijke termijn de administratie kunt overhandigen. Gebruik een systeem dat bij jouw bedrijf past. Van de facturen die je verzendt, moet je altijd een (digitale) kopie bewaren.
Maak je toevallig gebruik van de kleineondernemersregeling (KOR)? Dan moet je factuur aan dezelfde eisen voldoen als een factuur met btw. Op je factuur vermeld je de tekst ‘btw vrijgesteld’, omdat je geen btw in rekening brengt.
Hulp nodig bij het maken en/of versturen van facturen? Neem dan gerust contact met ons op!
